إدارة:منسق/مسؤول إداري في دكة أضف 2019
(بالتحويل من منسق/مسؤول إداري في دكة أضف ٢٠١٩)
اذهب إلى التنقل
اذهب إلى البحث
دور المساعد/ة الإداري/ة في دِكّة أضِف
أهداف الوظيفة
يقوم المساعد/ة الإداري/ة في دِكّة أضِِف:
- بدعم فريق العمل وتحديداً مدير/ة دِكّة ومنسق/ة دِكّة في إنجاز مجموعة من المهام الإدارية والمالية المتعلقة بالنشاطات المختلفة داخل المساحة المفتوحة، واستقبال الجمهور والتواصل معهم.
- رصد المشاركين في كل فعاليات دكة (سيما دِكّة، سيما دِكّة بدماغك، سهرة الخميس، نادي الكتاب الصامت، حكاوي التكنولوجيا .. إلخ)
- القيام بدور الملاحظة في مشروع المدارس الصيفية في دِكّة والمساحات الشريكة الذي يصب في عملية المتابعة والتقييم.
- الاشتراك في وضع برنامجي سهرة الخميس وماراثون الكتابة كجزء من البرنامج الكلي بالتنسيق مع مدير المساحة.
علاقات الاتصال
- العمل المباشر مع مسؤول/مدير مساحة دِكّة واستشارته في العملية الإدارية للمشروع.
- العمل المباشر مع أعضاء فريق المشروع لتنظيم وتنسيق وتنفيذ المهام الإدارية الخاصة بالمشروع.
- التعاون والمساعدة مع مدير المساحة ومدير الإدارة المالية والإدارية فيما يتعلق بالشق المالي لمصروفات دِكّة أضِف.
- العمل بشكل متعاون ومرن مع المساعدين الإداريين العاملين في برامج ومشاريع مؤسسة التعبير الرقمي العربي المختلفة، بهدف التكامل في الأدوار والمهام مما يزيد فرص وإمكانية تطويرها أو البناء عليها.
- العمل والتعاون مع المدير التنفيذي لمؤسسة التعبير الرقمي العربي عندما تتطلب حاجة العمل بشكل عام.
- العمل بشكل متعاون ومرن مع فريق المتابعة والتقييم لمشروع المدارس الصيفية، بهدف التكامل في الأدوار والمهام مما يزيد فرص وإمكانية تطويرها أو البناء عليها.
- العمل والتعاون مع المدير التنفيذي لمؤسسة التعبير الرقمي العربي عندما تتطلب حاجة العمل بشكل عام.
هذه وظيفة بداوم كامل من الساعة 2 بعد الظهر وحتى 10 مساءً أو من 10ص حتى 6م في حال التواجد صباحاً ويتم التنسيق لهذا الأمر بينه وبين مدير المساحة.
فترة الاختبار: 3 أشهر
إمكانية التطور: بالإضافة للمهام الأساسية المدرجة بالأسفل، نحن نقدّر أن شخصية العضو/ة الجديد/ة ستضيف وتثري عملنا في دِكّة، والباب مفتوح أمام الاقتراحات المتعلقة بتطوير أو تعديل أو الإثراء من المهام المذكورة بحسب خبرات ومعارف الشخص الجديد.
المهام والمسؤوليات
دعم فريق عمل مساحة دِكّة ومديرها
- الترويج لفعاليات دِكّة المختلفة عن طريق برنامج الواتسآب. والمشاركة في توزيع بروشور دِكّة والمطبوعات المختلفة على أعضاء الجمهور وشرحها لهم في حال وجود أعضاء جدد أو نشاطات جديدة داخل وخارج المساحة.
- المشاركة في ادارة القوائم البريدية الإلكترونية الخاصة بدِكّة.
- تصوير أو تنسيق طباعة البرامج الجديدة لدكّة، وتعليقها في المساحة.
- متابعة تسجيل الجمهور للفعاليات المختلفة وتأكيد الحضور واستلام الرسوم، وتبليغ مدير المساحة في حال الحاجة لإلغاء الورشة.
- استقبال جمهور دكِة والرد على استفساراتهم على الهاتف الخاص بدِكّة وبرنامج الواتسآب وخط أضِف الأرضي بخصوص الورش والمواعيد.
- في حال وجود أعطال تقنية يتم استشارة أيًا من محروس أو غندور أو عمار عبر الإنترنت أو حازم من خلال تواجده بالمكتب.
- توثيق محتوى الورش على الويكي بما يشمل؛ محتوى نص الورشة على الفيسبوك، نبذة عن الميسر، مواعيد الورشة، الحد الأدنى والأقصى لعدد المشاركين، صور يستخدمها فريق السوشال ميديا للترويج عن الورشة، وتقييم الورشة في نهايتها.
رصد المشاركين في كل فعاليات دكة
- طبع استمارات التعارف وملئها بمعرفة الجمهور، وإدخال بياناتها على المنصة الإلكترونية لدِكّة والتأكد من صحتها وعدم تكرارها ودِقّة لغتها.
- تصميم قاعدة بيانات تظهر أرقام الحضور الفعليين في الفعاليات المختلفة كُلاً منها على حِدة ويتم تجميعها بشكل ربع سنوي. ذلك بالإضافة إلى محتوى الورش ونبذه عن القائمين عليها والرسوم المطلوبة.
أدوار الملاحظة في المدارس الصيفية وتقييم ورش دِكّة
- الملاحظة لأنشطة المدارس الصيفية في المساحات الشريكة: القيام بدور الملاحظة في مشروع المدارس الصيفية في دِكّة والمساحات الشريكة الذي يصب في عملية المتابعة والتقييم. تشمل الملاحظة التأكد من سير المدرسة بشكل جيد، وجهوزية المساحة لاستقبال المشتركين، التأكد من استخدام نماذج المتابعة الخاصة بالميسرين ومسؤولي المساحة.
- تقييم ورش دِكّة: متابعة الفعاليات المختلفة الدورية منها والموسمية وتسجيل الملاحظات وطبع وتسليم وتسلّم استمارة تقييم الورش من جانب المشاركين وإعادة تفريغ المعلومات وإعداد تقرير يتم تقديمه إلى مسؤول المتابعة والتقييم وتوثيقه على الويكي.
الاشتراك في وضع برنامجي سهرة الخميس وماراثون الكتابة
- دعم مدير المساحة في تطوير برنامجي سهرة الخميس وماراثون الكتابة؛ وذلك بتحديد الجهات/الأفراد والتواصل معهم لتنفيذ الفعاليات في موعدها.
المتطلبات الأساسية اللازمة لهذه الوظيفة
- أن يكون الشخص ملتزماً بقيم ومبادئ أضِف بشكل عام ودكّة أضف بشكل خاص، وقادرة على تطبيقها في عمله
- الالتزام بمواعيد الحضور للعمل.
- الالتزام بمواعيد تسليم المهام المحددة بالتعاون مع مدير/ة المشروع
- المهارات الاجتماعية اللازمة لمخاطبة جمهور دكة بشكل مباشر أو التواصل معهم عبر الهاتف لترتيب تفاصيل الورش والفعاليات
- القدرة على متابعة البريد الإلكتروني والرد على الرسائل المتعلقة بالعمل بشكل دوري.
- الرغبة في والقدرة على تعلّم مهارات جديدة.
- القدرة على العمل مع "مستندات غوغل" (Google Docs)
- القدرة على العمل على برامج الكتابة والحسابات والتنظيم مثل (LibreOffice or Neo Office)