إدارة:المهام و المسؤوليات و التوصيف الوظيفي

أسس تصميم بطاقات وصف الوظائف

• تعريف بطاقة الوصف الوظيفي: هي إحدى أدوات العمل التي تعتمد عليها كافة أنشطة الموارد البشرية الأخرى، إذ تمثل نقطة البداية التي تبدأ منها عمليات تخطيط القوى العاملة وعملية الاختيار والتعيين وهيكلة الأجور وإدارة البرامج التدريبية وتقييم الاداء ... الخ.
• كيف تنطلق عملية إدارة الموارد البشرية من بطاقة الوصف الوظيفي؟ يعتبر تحليل الوظائف بمثابة الركيزة الأساسية التي تعتمد عليها إدارة الأفراد في الممارسة السليمة لمختلف وظائفها الأساسية ويتضح ذلك من الاستخدامات الآتية:

1. تخطيط القوى العاملة: فوجود نظام متكامل لتحليل الوظائف يساعد في التحديد السليم لعدد ونوعيات الوظائف المطلوبة لتحقيق الأهداف الحالية والمتوقعة وما هي الشروط والمؤهلات المطلوبة لشغل تلك الوظائف حتى يمكن اتخاذ التدابير اللازمة بتوفير الاحتياجات من قوة العمل سواء من داخل المؤسسة أو من خارجها.
2. الاختيار والتعيين: إن عملية الاختيار تستهدف انتقاء أفضل العناصر لشغل الوظائف الشاغرة بالمؤسسة، وحتى يتحقق ذلك فإن الأمر يتطلب مقارنة مؤهلات ومهارات وقدرات وميول الشخص المتقدم بالشروط الموجودة في كشوف تحليل الوظائف حتى يمكن الحكم بشكل سليم على مدى صلاحيته لشغل الوظيفة. فعنوان أو اسم الوظيفة وحده لا يكفي عند الحكم على مدى صلاحية المتقدم ولابد من المعلومات التفصيلية التي تتضمنها كشوف التحليل.
3. وضع هيكل عادل للأجور: يتطلب وضع نظام عادل للأجور داخل المؤسسة تحديد القيمة النسبية لكل وظيفة بالمقارنة مع الوظائف الأخرى من خلال ما يسمى بتقويم الوظائف، وحتى تتم عملية التقويم بشكل سليم فلابد من وزن كل العناصر المتعلقة بكل وظيفة (الواجبات، المسئوليات، ظروف العمل، المؤهلات، الخبرة، القدرات والاستعدادات اللازمة، الجهد البدني والعقلي ... الخ). وبالطبع فإن كشوف تحليل الوظائف هي المصدر الأساسي لكل تلك المعلومات التفصيلية.
4. التدريب والتنمية: فسواء كان الأمر بالنسبة للموظفين الجدد أو القدامى أو الهيئة الإدارية فان كشوف تحليل الوظائف توفر المعلومات التي يمكن الاعتماد عليها في تحديد المجالات أو الموضوعات التي يجب أن يشملها التدريب في ضوء الموضوعات التي يجب أن يشملها التدريب في ضوء ما تسفر عنه نتائج الاختبارات والمقابلات للموظفين الجدد، وفي ضوء ما تسفر عنه نتائج تقارير الأداء وخطط تنمية المسار ا لمهني بالنسبة للموظفين القدامى حيث تكشف هذه المصادر عن نواحي الاحتياجات التي ينبغي أن يلبيها التدريب.
5. تنمية المسار المهني: ينبغي أن تكون الفرص الوظيفية المتاحة داخل المنظمة والتي يستطيع الأفراد من خلالها إشباع طموحاتهم الوظيفية مقترنة بوجود كشف تحليل لكل فرصة من تلك الفرص يوضح الشروط والمؤهلات المطلوبة لأنه في ضوء ذلك يستطيع الفرد أن يخطط مساره المهني على أساس سليم.
6. تقويم الأداء: فالبيانات التي توفرها كشوف تحليل الوظائف يمكن في ضوئها وضع معايير دقيقة للأداء تستطيع الإدارة من خلال مقارنتها بالأداء الفعلي الحكم على مستوى أداء الأفراد في العمل.
7. إعادة تصميم العمل: توفير كشوف تحليل الوظائف المعلومات الأساسية التي يمكن الاعتماد عليها في إعادة تصميم العمل لتحقيق بعض الأغراض مثل تحسين وتطوير طرق وأساليب العمل.
8. النقل والترقية: فالمعلومات التي توفرها كشوف تحليل الوظائف تساعد الى حد كبير في تحديد مدى صلاحية من هو مطلوب نقلهم أو ترقيتهم لوظائف معينة.
9. وضع برامج السلامة والأمن: تبين كشوف تحليل الوظائف الظروف الطبيعية لأداء العمل، والمخاطر والأضرار التي يمكن أن يتعرض لها الأفراد أثناء الأداء ( كالحرارة العالية والضوضاء والرطوبة والأتربة ... الخ).

ويمكن الاستفادة بتلك المعلومات في وضع البرامج المناسبة للسلامة والأمن بالشكل الذي يقلل من آثار تلك الأضرار على العنصر البشري بقدر المستطاع.

المكونات الأساسية لبطاقات وصف الوظائف

• المجموعة الأولى :البيانات الأسـاسـية عن الوظيفة وهي التي تميزها عن الوظائف الأخرى، وتشمل:

1. مسمى الوظيفة
2. رقم الوظيفة
3. الوحدة الإدارية

• المجموعة الثانية البيانات المتعلقة بالعلاقات الإدارية الرأسية كما تظهر على هيكل التنظيم الإداري للشركة، وتشـمل:

1. مسئول تجاه
2. المسئولون تجاهه

• المجموعة الثالثة :المهام والواجبات التفصيلية للوظيفة , وتشمل:

1. هدف الوظيفة
2. المهام والمسئوليات التفصيلية

• المجموعة الرابعــة :البيانات المتعلقة بالعلاقات الوظيفية والمهام والمسئوليات الاستثنائية والمشتركة للوظيفـة، وتشــمل:

1. العلاقات الوظيفية (يصعب إظهارها وتعرض العلاقات المهنية والفنية للوظيفة مع البند 2 أعلاه.
2. المهام الخاصة (اللجان، فرق العمل)

• المجموعة الخامسة: المواصفات المطلوبة من الشخص المناسب لشغل هذه الوظيفة، وتشمل:

1. الدراسة
2. التدريب
3. الخبـرة
4. المهارات
5. اللغات

• المجموعة السادسة: البيانات اللازمة عمّن أعد وصف الوظيفة ومن اعتمدها وتاريخ اعتمادها.

معايير أخرى، وتشمل:

1. حدود الصلاحيات الممنوحة لشاغل الوظيفة
2. حدود مسئولية الوظيفة
3. تحدد حجم الاستثمار والإيرادات والنفقات + عدد العاملين تحت إشرافه
4. ظروف العمل
5. معايير تقييم الأداء

ما الطرق المعتمدة في اعداد الوصف الوظيفي

يتطلب اعداد بطاقات الوصف الوظيفي استخدام أحدى هذه الطرق الثلاث التالية:

1. الاستبيان Questionnaire: حيث يعتمد القائم بالتوصيف على استبيان خاص يقدمه الى الموظفين ويطلب الاجابة عما يحتويه من اسئلة يقوم هو بعدها بتحليل الإجابات الواردة واعداد بطاقة الوصف.
2. الملاحظة Observation: وهنا يعتمد القائم بالتوصيف على اسلوب المراقبة أو الملاحظة لأدوار الموظفين ومهامهم وطريقة اداءهم ويقوم من ثم بإعداد بطاقة الوصف.
3. المقابلة الشخصية Interview: يجري القائم بالتوصيف عدد من المقابلات الشخصية مع شاغلي الوظائف للاستفسار منهم عن طبيعة ادوارهم ومهامهم وطريقة انجازها ومن ثم يقوم بإعداد بطاقة الوصف الوظيفي.

وقد يحتاج القائم بالتوصيف إلى دمج طريقتين معا للحصول على معلومات أكثر دقة.

من يقوم بإعداد بطاقات الوصف الوظيفي

تقع مسؤولية اعداد بطاقات الوصف الوظيفي على مدير ادارة الموارد البشرية الذي يكلف أحد مسئولي الإدارة أو أكثر من شخص بإعداد بطاقات الوصف الوظيفي بالمؤسسة وأحيانا ما يتطلب الأمر مشاركة جميع أفراد الإدارة في توصيف الوظائف إذا كان عدد الوظائف كبير نسبيا أو الخطة الزمنية لإنجاز الوصيف محدودة.

التحديث من أهم عوامل نحاج التوصيف الوظيفي

لا يقف الأمر عند اعداد بطاقات الوصف والاحتفاظ بها في ملفات خاصة للرجوع اليها عند كل عملية من عمليات ادارة الموارد البشرية. فهذه البطاقات يجب تحديثها لتلائم الواقع عند كل تغيير أو تعديل يطرأ على احدى الوظائف وبدون هذا التحديث ستصبح الفجوة كبيرة بين ما هو فعلي وما تحتويه بطاقات الوصف وبالتالي تنعدم فائدتها وتصبح عديمة الأثر.

بطاقات الوصف "التوصيف" للوظائف

المدير التنفيذي

أهداف الوظيفة

ترجمة الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة إلى نطاقات عمل إداري تنفيذي تشمل الإدارة التنظيمية لبرامج المؤسسة، كما ينظر لقطاع الإدارة التنظيمية داخل المؤسسة على أنه أحد البرامج الدائمة التطوير وقائمة على عمليات تشغيلية (روتينية) إلى جانب مشروعات إدارية تتناسب وطرق الإدارة الحديثة.

الواجبات والمسئوليات

المشاركة في صياغة خطة العمل ومشروعات المؤسسة بما يتناسب مع أهدافها الاستراتيجية ومواردها المالية. وتشمل هذه المهمة:

• إبداء الرأي وتقديم اقتراحات لتعديل خطة الانشطة لتتناسب مع توجهات وشروط المانحين المالية والقيمية.
• الإشراف على عملية ترجمة خطة النشاط السنوية للمؤسسة إلى موازنات تقديرية سابقة على تنفيذ الأنشطة المختلفة.
• ضمان وجود سيولة كافية لتنفيذ خطة العمل، وضمان توافق الجدول الزمني لتدفق السيولة من المانحين مع متطلبات خطة العمل.,
• متابعة الدخل والإنفاق بالمقارنة بالميزانية لتحقيق التوازن المالي للمؤسسة على المدى الطويل. واتخاذ القرارات المالية وتعديل السياسات عند اللزوم لتحقيق هذا التوازن.
• ضبط الدورة المستندية والمتابعة والإشراف على الإدارة المالية وتطوير أدائها بصفة مستمرة.

ضمان موائمة قوة العمل وبيئة العمل لتنفيذ خطة العمل بأكمل وجه. وتشمل هذه المهمة:

• التأكد من مناسبة الهيكل الوظيفي للمؤسسة من حيث عدد العاملين ومسمياتهم الوظيفية مع متطلبات إتمام خطة العمل. ويشمل ذلك التعيينات للوظائف الدائمة واعادة صياغة الوصوفات الوظيفية، وكذلك قرارات تقليص حجم العمالة بما يتناسب مع حقوق العمالة ولوائح العمل الخارجية والداخلية.
• اتخاذ قرارات التعاقد مع المستشارين الخارجيين وقيمة ومدة هذه التعاقدات.
• اتخاذ قرارات الزيادات الدورية في الرواتب، والترقيات والجزاءات.
• الإشراف على عملية التقييم الدوري للموظفين وفقا لنماذج التقييم المتبعة.
• الإشراف على عملية تحديث نطاق المرتبات بما يحقق أكبر قدر من عدالة توزيع الموارد وكفاءة استخدامها.
• إعداد ورفع التقارير الدورية عن سير العمل بالمؤسسة لأعضاء الفريق المحوري للموافقة عليها أو اقتراح تغييرات.

الاستجابة لمستجدات العمل اليومية وتسهيل العقبات وحل المشاكل الطارئة وتشمل هذه المهمة :

• المتابعة الدائمة للجدول الزمني لخطة العمل، ومنع حدوث تأخر فيه.
• المتابعة الدائمة لعملية توزيع المهام الوظيفية بين فريق العمل وحل أي ارتباك طارئ او دائم في هذا التوزيع.
• المتابعة الدائمة ودعم وتطوير قنوات الاتصال والتواصل الإداري داخل وخارج المؤسسة.
• الحفاظ على تدفق المعلومات بين الأطراف ذات الصلة لدعم إتخاذ القرارات وتقليل المخاطر.
• متابعة طلبات وتظلمات فريق العمل فيما يخص أمور المرتبات والترقيات واختلال توزيع الأعباء الوظيفية عليهم.
• الحرص على صياغة وتطوير لوائح تنفيذية ومالية واضحة لتنظيم عمليات التعاقدات والنطاق الوظيفي ونظم التقييم والترقيات.
• المشاركة في تصميم برامج التدريب والدعم والتأهيل للعاملين بالمؤسسة.
• حسم واتخاذ القرارات السريعة والإدارة الفعلية التنفيذية للعمليات اليومية للمؤسسة.

إدارة التواصل مع الأطراف الخارجية

• المسؤول الأساسي تجاه المانحين عن تنفيذ خطط النشاط المتفق عليها.
• المسؤول الأساسي تجاه المانحين عن مدى انضباط التقارير المالية لخطة النشاط.
• المسؤول الأساسي عن سلامة الإجراءات التوثيقية والقانونية للمؤسسة

مؤهلات شغل الوظيفة

• شهادة جامعية مناسبة في مجال العلوم الإجتماعية أو الإدارية.
• القدرة على ضبط الأداء التنفيذي من خلال خبرة لا تقل عن ٥ سنوات في المجال الإداري.
• الإلمام المعرفي والاهتمام الشخصي بطبيعة عمل المؤسسة ومنظمات المجتمع المدني.
• مهارات قوية في كتابة المقترحات المالية والفنية لتطوير أعمال المؤسسة.
• إجادة لللغة الإنجليزية، تحدثاً وكتابة.
• مهارات قيادية وإدارية متميزة.
• مهارات عالية في صنع وإتخاذ القرارات.
• مهارات تخطيطية، تنظيمية وتنسيقية مرتفعة.
• القدرات الشخصية الكُفء المرتبطة بتراكم الخبرات التي مر بها في مجال الإدارة مثل:
• العمل في فريق.
• القدرة على إدارة الأزمات وحل المشكلات.
• أساليب مواجهة المواقف
• القدرة على المتابعة.
• دعم الموظفين وقدرتهم على التعبير والمشاركة الفعالة.

مسؤول لوجيستي

وظيفة المسؤول اللوجيستي تعتمد على تخطيط و إدارة تنفيذ مهام بالتنسيق مع اللجنة اللوجيستية لمعسكرات أضف للفتية ومعسكرات أضف للشباب. المهمة مدتها ٥ أشهر من مايو لسبتمبر.