إدارة:منسق إداري - دِكّة أضِف 2020
اذهب إلى التنقل
اذهب إلى البحث
الرئيس المباشر: المدير الإداري
أهداف الوظيفة
ينفذ المنسق/ة الإداري/ة في دِكّة أضِِف ما يلي:
- يدعم فريق العمل وتحديداً المدير/ة الإداري/ة ومدير/ وحدة تطوير المحتوى في إنجاز مجموعة من المهام الإدارية والمالية المتعلقة بالنشاطات المختلفة داخل المساحة المفتوحة، واستقبال الجمهور والتواصل معهم.
- رصد المشاركين في كل فعاليات دِكّة الدورية والمتقطعة (سيما دِكّة، سيما دِكّة بدماغك، سهرة الخميس، حكاوي التكنولوجيا .. إلخ)
- القيام بدور المٌقييم في مشروع مدارس أضِف وفي دِكّة والمساحات الشريكة الذي يصب في عملية المتابعة والتقييم.
- الاشتراك في وضع برنامجي سهرة الخميس وماراثون الكتابة كجزء من البرنامج الكلي بالتنسيق مع مدير/ة وحدة تطوير المحتوى و مسئولة الإعلام والترويج.
علاقات الاتصال
- العمل المباشر مع المدير/ة الإداري/ة.
- العمل المباشر مع مدير/ة وحدة تطوير المحتوى بهدف تيسير مهامه ومعاونته في عملية تسكين المحتوى داخل المساحة المجتمعية.
- العمل المباشر مع مدير/ة الشراكات والتواصل.
- التعاون والتنسيق مع أعضاء المشروعات المختلفة وخاصة المنسقين والإداريين لتنظيم وتنسيق المهام الإدارية واللوجيستية الخاصة بالمساحة المجتمعية، بهدف التكامل في الأدوار والمهام مما يزيد فرص وإمكانية تطويرها أو البناء عليها.
- العمل بشكل متعاون ومرن مع المساعدين الإداريين العاملين في برامج ومشاريع مؤسسة التعبير الرقمي العربي المختلفة، بهدف التكامل في الأدوار والمهام مما يزيد فرص وإمكانية تطويرها أو البناء عليها.
- العمل والتعاون مع المدير التنفيذي لمؤسسة التعبير الرقمي العربي عندما تتطلب حاجة العمل بشكل عام.
الواجبات والمسئوليات
- تسلّم البرنامج الفعلي -بداية من المحتوى والأدوات المطلوبة- للورش والأنشطة المخصصة لمساحة أضِف المجتمعية – دِكّة من مدير/ة وحدة تطوير المحتوى تحت إشراف المدير الإداري/ة، وتسكين الفعاليات المختلفة في الجدول النهائي، على أن يتم ذلك بشكل فصلي كل ثلاث شهور أو على الأقل قبل بدء موعد الورشات المعنية بشهر.
- متابعة التواصل مع ميسري ومسؤولي السهرات الترفيهية المتنوعة لمعرفة المعدات المطلوبة ، والتواصل مع مساعد مهكر دِكّة للحصول على محتوى البرنامج الدوري دِكّةلوجيا بالتفاصيل الكاملة وما يستجد من فعاليات جديدة.
- تقديم كافة المعلومات بخصوص المحتوى وطبيعة الجلسات وتقديمها لفريق الترويج والإعلام تحت إشراف مدير؟ة وحدة تطوير المحتوى والمدير/ة الإداري/ة لتسهيل العملية الترويجية لكل ورشة/برنامج.
- العمل بشكل قريب مع مسؤولي إدارة الحسابات الإلكترونية مثل مواقع التواصل الاجتماعي، والنشرات الدورية وموقع الوِب وغيرها من الأدوات الإلكترونية للتأكد من مساعدة ذلك في الانتشار والترويج للحفاظ على هوية المؤسسة من مختلف الجوانب، ومعالجة السلبيات وملاحظات الجمهور في حال تواجدها. يتم ذلك تحت إشراف مدير/ة الشراكات والتواصل والمدير/ة الإداري/ة.
- الإشراف على رصد الأدوات المطلوبة لكل ورشة بالتعاون مع المنسق/ة اللوجستي/ة في المساحة المجتمعية تحت إشراف المدير/ة الإداري/ة.
- المساعدة في الترويج لفعاليات دِكّة المختلفة عن طريق برنامج الواتسآب. والمشاركة في توزيع بروشور دِكّة والمطبوعات المختلفة على أعضاء الجمهور وشرحها لهم في حال وجود أعضاء جدد أو نشاطات جديدة داخل وخارج المساحة، واستقبال جمهور دكِة والرد على استفساراتهم على الهاتف الخاص بدِكّة وبرنامج الواتسآب وخط أضِف الأرضي بخصوص الورش والمواعيد. إرسال أنشطة دِكّة المتنوعة للشركاء بإشراف مدير/ة الشراكات والتواصل.
- المشاركة في ادارة القوائم البريدية الإلكترونية الخاصة بدِكّة تحت إشراف مدير/ة الشراكات والتواصل.
- التنسيق مع منسق/ة الشؤون الإدارية للمؤسسة على متابعة نظافة ولوجستيات مساحة دِكّة.
- تصوير أو تنسيق طباعة البرامج الجديدة لدكّة، وتعليقها في المساحة.
- متابعة تسجيل الجمهور للفعاليات المختلفة وتأكيد الحضور واستلام الرسوم، وتبليغ المديرة/الإداري/ة في حال الحاجة لإلغاء الورشة.
- في حال وجود أعطال تقنية يتم استشارة المسؤول أو المدير التقني للمؤسسة.
- توثيق محتوى الورش على الويكي بما يشمل؛ محتوى نص الورشة على الفيسبوك، نبذة عن الميسر، مواعيد الورشة، الحد الأدنى والأقصى لعدد المشاركين، صور يستخدمها فريق السوشال ميديا للترويج عن الورشة، وتقييم الورشة في نهايتها.
- رصد المشاركين في كل فعاليات دكة
- طبع استمارات التعارف وملئها بمعرفة الجمهور، وإدخال بياناتها على القائمة البريدية لدِكّة والتأكد من صحتها وعدم تكرارها ودِقّة لغتها تحت إشراف مدير/ة الشراكات والتواصل.
- تصميم قاعدة بيانات تحت إشراف مدير/ة الشراكات والتواصل، تُظهر أرقام الحضور الفعليين في الفعاليات المختلفة كُلاً منها على حِدة ويتم تجميعها بشكل ربع سنوي. ذلك بالإضافة إلى محتوى الورش ونبذه عن القائمين عليها والرسوم المطلوبة.
- أدوار الملاحظة والمتابعة والتقييم في مدارس أضِف وورش دِكّة
- الملاحظة لأنشطة المدارس الصيفية والشتوية في المساحات الشريكة: القيام بدور الملاحظة في مشروع المدارس في دِكّة والمساحات الشريكة الذي يصب في عملية المتابعة والتقييم. تشمل الملاحظة التأكد من سير المدرسة بشكل جيد، وجهوزية المساحة لاستقبال المشتركين، التأكد من استخدام نماذج المتابعة الخاصة بالميسرين ومسؤولي المساحة وذلك تحت إشراف مدير/ة التخطيط والمتابعة وتطوير الأعمال.
- تقييم ورش دِكّة: متابعة الفعاليات المختلفة الدورية منها والموسمية وتسجيل الملاحظات وطبع وتسليم وتسلّم استمارة تقييم الورش من جانب المشاركين وإعادة تفريغ المعلومات وإعداد تقرير يتم تقديمه إلى مدير/ة التخطيط والمتابعة وتطوير الأعمال وتوثيقه على الويكي.
- الاشتراك في وضع برنامجي سهرة الخميس وماراثون الكتابة
- دعم مسئولة الإعلام والترويج في تطوير برنامجي سهرة الخميس وماراثون الكتابة؛ وذلك بتحديد الجهات/الأفراد والتواصل معهم لتنفيذ الفعاليات في موعدها.
مؤهلات شغل الوظيفة
- أن يكون الشخص ملتزماً بقيم ومبادئ أضِف بشكل عام ودكّة أضف بشكل خاص، وقادرة على تطبيقها في عمله
- الالتزام بمواعيد الحضور للعمل.
- الالتزام بمواعيد تسليم المهام المحددة بالتعاون مع مدير/ة المشروع
- المهارات الاجتماعية اللازمة لمخاطبة جمهور دكة بشكل مباشر أو التواصل معهم عبر الهاتف لترتيب تفاصيل الورش والفعاليات
- القدرة على متابعة البريد الإلكتروني والرد على الرسائل المتعلقة بالعمل بشكل دوري.
- الرغبة في والقدرة على تعلّم مهارات جديدة.
- القدرة على العمل مع "مستندات غوغل" (Google Docs)
- القدرة على العمل على برامج الكتابة والحسابات والتنظيم مثل (LibreOffice or Neo Office)